Información y empresa

La información es un factor valiosísimo en el planeta empresarial. La información ayuda a conocer la situación de la compañía y a examinar las estrategias que se ponen en marchar para su adecuado funcionamiento.

Las compañías precisan estar al día y conocer datos relacionados con el funcionamiento y evolución del negocio, como el inventario, las ventas o bien la contabilidad de la organización. No obstante, asimismo precisan conseguir otros datos relacionados con los usuarios, como sus hábitos de consumo, las necesidades y gustos de su mercado meta o bien qué género de estrategias son las más admitidas por este colectivo.

Para conseguir este género de información, las compañías se favorecen de los sistemas de información empresarial. Merced a estos recursos software las compañías reciben, de forma automatizada, información relevante que les ayuda a la toma resoluciones, al unísono que mejora la ventaja a nivel competitivo de la organización.

Esta herramienta tecnológica se hace cargo de captar datos, procesarlos y hacer llegar esta información a los miembros de la compañía. No obstante, a fin de que el sistema de información sea eficiente, va a deber facilitar información relevante para la compañía, aparte de amoldarse a las peculiaridades y necesidades específicas de la organización.

Toda persona, toda empresa, y normalmente toda organización, está de manera continua captando una serie de datos, una gran parte de los que no tienen significación alguna para ella, mas en cambio hay otros datos que le sirven para conocer mejor el ambiente que le circunda y asimismo para conocerse mejor. Estos datos, que forman la llamada información, le van a permitir tomar resoluciones más atinadas. Por ello, la información a tiempo y en la cantidad precisa es un factor clave para toda organización.

En cualquier empresa, los directivos toman resoluciones, preparan planes y controlan las actividades usando la información que pueden conseguir, así sea de fuentes formales o bien a través de canales informales, como conversaciones frente a frente, llamadas telefónicas, contactos sociales, etcétera Los directivos encaran un ambiente que se identifica por una creciente dificultad y también inseguridad. En estas circunstancias, y teóricamente, el directivo habría de ser capaz de acotar el tipo de información que requiere y conseguirla. No obstante, en la práctica no ocurre de esta forma sino los directivos efectúan su tarea dependiendo de la información libre y alcanzable. De esta forma, la mayor parte de resoluciones son tomadas sin contar con de un conocimiento absoluto, así sea por el hecho de que la información no está libre o bien por el hecho de que supondría un costo muy elevado el adquirirla.

Pese a la complejidad para conseguir la información, los directivos precisan información relevante basándonos en la que efectúen sus funciones de planificación, control y toma de resoluciones.

A veces se usan de forma indistinta los términos datos y también información; no obstante, su significado es diferente. Datos son símbolos no azarosos que representan valores de atributos o bien acontencimientos. Así, los datos son hechos, sucesos y transacciones que se han ido guardando en un código convenido. Los datos son hechos conseguidos a través de la lectura, la observación, el cálculo, la medición, etcétera Por poner un ejemplo, en una organización podemos llamar datos a las cantidades y otros detalles de una factura o bien talón, o bien detalles del pago de la nómina, etcétera Los datos se consiguen de forma automática, producto de alguna rutina, como la producción

de facturas o bien procesos de medición.

La información es un conjunto de datos transformados de manera que contribuye a reducir la inseguridad del futuro y, en consecuencia, ayuda la toma de resoluciones. La información representa los datos transformados de manera significativa para la persona que los recibe, esto es, tiene un valor real o bien percibido para sus resoluciones y para sus acciones. Así, la información son datos que han sido interpretados y comprendidos por el receptor del mensaje. La relación entre los datos y la información es equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto acabado. Una información va a ser significativa cuando que sea útil como materia prima para una resolución determinada.

La información es el conocimiento y la entendimiento de los datos por la parte del receptor. La información reduce la inseguridad y da al receptor algo que este no conocía. La información recubre el carácter de un recurso más para la compañía, como lo es el capital, las materias primas y el trabajo, puesto que sin información no hay empresa viable. La consideración de la información como un recurso escaso nos fuerza a proponernos el inconveniente de la economía de la información, o sea, de qué manera establecer la relación precisa entre el valor de la información y el costo de esta.

En cambio, el valor de la información es algo más bien difícil de determinar. Como un intento para facilitar su estimación se puede emplear el término de valor aguardado de la información perfecta (veip), que puede definirse como ‘la diferencia entre el desenlace medio aguardado con información perfecta y el desenlace medio aguardado con información disponible’. Es preciso realizar la comparación entre el costo y el valor de la información si se quiere conocer de qué forma ese recurso escaso que es la información ha de ser usado, exactamente en qué cantidad y qué beneficios se aguardan de su utilización.

La información forma un factor esencial para la compañía cuando que la posesión o bien no de las informaciones oportunas será un factor determinante de la calidad de las resoluciones que se adopten y, en consecuencia, de la estrategia que pueda en un instante determinado diseñarse y más tarde ponerse en práctica.

Una información bien elaborada puede eludir en buena medida inconvenientes derivados de la inseguridad sobre el ambiente, así sea por la carencia de claridad sobre ciertos aspectos, o bien por una enorme acumulación de datos donde se requiere tomar una resolución en un corto periodo de tiempo.